Guía práctica para elaborar, presentar y aprobar el presupuesto ordinario anual de una comunidad de propietarios. Partidas, plazos y errores más comunes.
La importancia de un presupuesto bien elaborado
El presupuesto anual es el documento de planificación financiera más importante de la comunidad. Una elaboración cuidadosa evita derramas sorpresa, permite mantener el fondo de reserva adecuado y da transparencia a la gestión del administrador. Debe presentarse en la junta ordinaria anual para su aprobación.
Partidas que debe incluir el presupuesto
Un presupuesto ordinario completo incluye:
- Gastos de personal: nóminas, SS, aguinaldo del portero o limpiadora
- Mantenimiento: ascensores, portero automático, antena, instalaciones eléctricas
- Suministros: electricidad, agua, gas de zonas comunes
- Limpieza: contrato de empresa o material si es personal propio
- Seguros: póliza anual de la comunidad
- Honorarios de administración: factura del administrador de fincas
- Gastos bancarios: mantenimiento de cuenta corriente comunitaria
- Fondo de reserva: dotación mínima del 10% del presupuesto ordinario
- Imprevistos: partida de contingencia del 5-10%
Cómo calcular la cuota mensual de cada propietario
El total del presupuesto anual se divide entre 12 para obtener la cuota mensual total. A continuación se reparte entre todos los propietarios según su coeficiente de participación. El administrador debe adjuntar al presupuesto la tabla completa con la cuota mensual de cada piso y local para que todos los propietarios conozcan exactamente su aportación.
Plazos: cuándo presentar el presupuesto
El presupuesto del ejercicio siguiente debe presentarse en la junta ordinaria, que como mínimo debe celebrarse una vez al año. Lo habitual es presentarlo en el último trimestre del año para que entre en vigor el 1 de enero. Si la junta no se convoca a tiempo, el presupuesto anterior se prorroga automáticamente.
Errores más comunes en los presupuestos comunitarios
Los fallos más habituales que detectan los administradores en los presupuestos heredados de otros gestores son:
- No incluir el fondo de reserva o dotarlo por debajo del mínimo legal
- Subestimar el coste de los suministros usando precios desactualizados
- No incluir los honorarios del administrador en el presupuesto de gastos
- Olvidar partidas de mantenimiento preventivo por ser gastos no recurrentes
- No actualizar los contratos de servicios que han subido de precio
